Visando a modernização e preservação do acervo da instituição, Diretores da Associação Nacional de Desembargadores-ANDES reuniram-se na semana passada com a representante da PIQL para verificar a possibilidade de convênio. Estiveram reunidos na sede da ANDES os Desembargadores Fabio Dutra (Presidente da ANDES), Guaraci de Campos Vianna (Diretor Cultural e de Eventos) e Fernando Fernandy Fernandes (Conselho Deliberativo) com a Dra. Mônica Trindade (PIQL).
Como o Des. Dutra informou, a Andes está estudando uma nova forma para obter a digitalização e arquivo de acervos dos tribunais, com armazenamento pelo processo em microfilmes e garantia de segurança e grande vida útil desses arquivos.
“A PIQL vai fazer a preservação da memória do Museu da Justiça, e junto com a ANDES, vamos disseminar a importância da preservação de dados (físicos ou nato digitais) de maneira segura, atendendo à legislação pátria, eliminando os riscos de ataques cibernéticos e reduzindo drasticamente os custos com armazenamento em nuvem e guarda física de papel”, explicou a Dra. Mônica. A digitalização é realizada através de um software da Kodak integrado com o SIGAD (Sistemas Integrados de Gestão de Documentos).
Serviços da PIQL
A empresa oferece os seguintes serviços: Gestão de Documentos Físicos (Organização e Classificação: Estruturação de arquivos físicos conforme tabelas de temporalidade, normas e boas práticas; Indexação: Identificação de informações-chave para facilitar a localização; Armazenamento e Custódia: Guarda segura dos documentos em instalações apropriadas, com controle de clima, segurança e acesso; Digitalização de Documentos: Conversão de documentos físicos para formato digital, atendendo a padrões legais, como o Decreto 10.278/2020 no Brasil); Gestão de Documentos Digitais (Digitalização e Indexação: Transformação de acervos físicos em digitais com metadados adequados; GED-Gestão Eletrônica de Documentos: Implantação de sistemas para armazenar, recuperar e gerenciar documentos digitais; Automação de Processos: Uso de fluxos digitais para gerenciar aprovações, arquivamentos e auditorias; Preservação Digital: Garantia de integridade e acessibilidade de documentos digitais ao longo do tempo, incluindo estratégias como o uso do Archivematica); Consultoria em Gestão Documental (Diagnóstico Arquivístico: Avaliação do estado dos arquivos e recomendação de melhorias; Implantação de Políticas e Normas: Criação de diretrizes para organização, guarda e descarte documental; Tabelas de Temporalidade: Desenvolvimento ou atualização de tabelas para determinar os prazos de guarda e descarte de documentos; Treinamentos: Capacitação da equipe do cliente em boas práticas de gestão documental); Segurança e Conformidade (Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Documentos: Controle desde a criação até a destinação final / arquivo permanente ou eliminação; Conformidade Legal e Regulamentar: Adequação aos marcos legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), normas do Conarq, ISO 15489, entre outros; Certificação Digital: Implementação de processos de assinatura digital para autenticar documentos); Arquivamento e Preservação (Arquivos Correntes: Organização de documentos em uso ativo; Arquivos Intermediários: Armazenamento temporário de documentos até o prazo de eliminação ou transferência para arquivo permanente; Arquivos Permanentes: Tratamento técnico para preservação e acesso de longo prazo a documentos históricos ou de valor permanente); Eliminação Segura (Descarte de Documentos: Eliminação de documentos obsoletos conforme tabelas de temporalidade e legislações vigentes; Trituração e Destruição Certificada: Garantia de que os documentos descartados são irrecuperáveis e realizados de forma segura e ambientalmente responsável); Soluções Tecnológicas (Implantação de Sistemas de Informação: Implantação de plataformas como SEI-Sistema Eletrônico de Informações, Tainacan e outros softwares; Automação Arquivística: Integração de sistemas para maior eficiência na gestão documental; Backup e Recuperação: Garantia de cópias de segurança dos arquivos digitais).
Segundo a Dra. Mônica, além da digitalização, “há diversos serviços que podem ser implementados para garantir a segurança dos arquivos digitalizados. Esses serviços têm como objetivo proteger os documentos contra perda, acesso não autorizado, alterações indevidas e outros riscos”. Ela cita os principais:
Certificação Digital – Utilização de assinaturas digitais para garantir a autenticidade e integridade dos arquivos digitalizados, assegurando que não foram alterados após sua digitalização. Uso de carimbos do tempo para registrar a data e hora exata em que o documento foi digitalizado ou assinado digitalmente, conferindo validade jurídica.
Criptografia – Implementação de criptografia para proteger os arquivos durante o armazenamento e a transmissão, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los. Criptografia ponta a ponta ao transferir documentos para sistemas de gestão ou armazenamento em nuvem.
Sistemas de Controle de Acesso – Implantação de sistemas integrados de gestão de Documentos (SIGAD) ou RDC-Arq, que permitem gerenciar o acesso aos arquivos digitalizados. Controle baseado em níveis de permissão, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar ou compartilhar os documentos.
Backups Regulares – Criação de cópias de segurança periódicas dos documentos digitalizados em locais seguros, como servidores redundantes ou nuvens certificadas. Armazenamento de backups em múltiplos locais para proteger contra desastres físicos, como incêndios ou inundações.
Preservação Digital – Uso de formatos de arquivos padronizados e não proprietários, como PDF/A, que são mais adequados para preservação a longo prazo. Monitoramento contínuo da integridade dos arquivos para identificar e corrigir possíveis corrupções. Migração planejada para novos formatos e tecnologias à medida que os atuais se tornam obsoletos.
Auditoria e Rastreamento – Implementação de logs de auditoria que registram todas as atividades realizadas nos arquivos (quem acessou, editou ou compartilhou), para garantir transparência e rastreabilidade. Ferramentas que detectam tentativas de acesso não autorizado.
Redundância no Armazenamento – Armazenamento dos arquivos digitalizados em sistemas com redundância, como RAID, que protegem contra falhas de hardware. Utilização de serviços de armazenamento em nuvem certificados (ISO 27001 ou SOC 2) para garantir segurança e disponibilidade.
Políticas de Segurança – Criação e implementação de políticas de segurança documental que orientem as equipes sobre como lidar com arquivos digitalizados. Treinamento contínuo dos funcionários em boas práticas de segurança da informação.
Recuperação de Desastres – Planos para recuperação rápida de arquivos em caso de incidentes, como falhas de sistema, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Simulações regulares para testar a eficácia dos planos de recuperação.
Adequação às Normas e Regulamentações – Garantia de conformidade com legislações e normas como: Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para proteção de dados sensíveis; Normas ISO, como a ISO 27001 (Gestão de Segurança da Informação); Decreto 10.278/2020 para validação de documentos digitalizados com valor jurídico.
